Rewriting: techniek en feedback

raakt, al kan men uiteraard wel aanbevelingen formuleren. Rewriting is daadwerkelijk herredigeren door herformuleren, c.q. herordenen van tekstgegevens. Laten we in de eerste plaats naar een paar voorbeelden kijken in verband met het herschrijven van zinnen.

1

1. De steun wordt uitbetaald zodra een kopie van de facturen die betrekking hebben op de manifestatie of op het exportinitiatief wordt voorgelegd.

2. De steun wordt uitbetaald zodra een kopie wordt. voorgelegd van de facturen die betrekking hebben op de manifestatie of op het exportinitiatief.

De rewriting blijft hier beperkt tot een herordening van de gegevens. Een geheugen-belastende overspanning van tien woorden ten gevolge van een op zichzelf goed bedoelde tangconstructie wordt in (b) weggewerkt. In de twee volgende voorbeelden zijn passieve zinsconstructies onder handen genomen.

2

1. Groepsgebonden voorwaarden worden in de praktijk weinig of niet gebruikt.

2. Groepsgebonden voorwaarden vinden in de praktijk weinig of geen toepassing.

3. Doorheen het ganse programmaverloop worden u op de .meeste niveaus hulpschermen aangeboden.

4. Tijdens het hele programmaverloop staan u op de meeste niveaus hulpschermen ter beschikking.

Passiefconstructies kunnen vaak een goed formuleringsmiddel zijn. Alleen moeten schrijvers overdaad, onpersoonlijke stijl en onduidelijkheid vermijden. De voorbeelden laten zien dat idiomatische uitdrukkingen als 'toepassing vinden' of 'ter beschikking staan' vaak uitkomst bieden. Wie daar goed mee uitgerust is, vindt gemakkelijk een uitweg uit dwingend passief.

Met de voorbeelden van een te lange overspanning binnen een tang en ongepast passief bleven we op het niveau van de zin. Er zijn verder uiteraard nog tal van andere tekortkomingen die voor rewriting in aanmerking komen, zoals een te formeel register (ambtenarentaal), fouten in verband met collectieve en distributieve nevenschikking, beeldspraaktekorten, beknopte bijzinnen, verkeerd geformuleerde bepalingen bij zelfstandige naamwoorden, bepaling van gesteldheid en resultatieve werk-woordbepaling, plaatsing van bijwoordelijke bepalingen, te complexe zinsstructuur enz. Van dat laatste nog één voorbeeld:

3

(a) Tenslotte is het in het kader van een behoorlijke informatieverlening aan de cliënt aan te bevelen bij elke geldwisselingsverrichting de omwisselingskoers nog eens mee te delen en bij bestelling van buitenlandse bankbiljetten de wachttijden te ver-

210 1 Rewriting: techniek en feedback - Hugo de Jonghe

melden. (36 w.)

(b) Licht uw cliënten duidelijk in omtrent de koersen als zij geld komen wisselen. Zeg ook hoe lang ze bij een bestelling van buitenlandse bankbiljetten zullen moeten wachten. Dat hoort bij een behoorlijke informatieverstrekking. (13 + 14 + 6 = 33 w.)

In de (a)-versie volgt de essentiële informatie (koers meedelen, wachttijd meedelen) op een veel te lange aanloop met secundaire informatie. In de (b)-versie is de volgorde omgekeerd, is de informatie over drie zinnen verdeeld en wordt de lezer aangesproken.

Met de (b)-versie van het laatste voorbeeld komen we één niveau hoger dan dat van de zin: de consecutie of opeenvolging van zinnen. Daar hebben minder ervaren schrijvers vaak last mee. Het volgende voorbeeld toont hoe een schrijver met het oog op een goede leesbaarheid een soort schakelstijl toepast door in elke volgende zin een constituent uit de vorige geheel of gedeeltelijk te herhalen. In de herschrijfversie is dat euvel met behulp van verwijswoorden weggewerkt, waardoor het aantal woorden zelfs van 69 tot 58 terugloopt. De (b)-versie is bovendien coactief, en niet langer alleen maar informatief: de lezer-gebruiker hoeft de gepaste gedragswijze niet meer uit de verstrekte informatie af te leiden, maar leest meteen wat hem of haar te doen staat.

4

1. Het spijt me, maar niet de Belgische banken verplichten u ertoe een rekening met een buitenlands statuut te voeren. De banken moeten een aantal wettelijke verplichtingen strikt nakomen. Een van die verplichtingen houdt in dat we de hoofdverblijfplaats van iemand als basis voor het statuut van de rekening moeten nemen. Aangezien u uw hoofdverblijfplaats in het buitenland hebt, zijn we verplicht om voor u een buitenlandse rekening te openen. (19 + 9 + 22 + 19 = 69 w.)

2. Dat u een rekening met een buitenlands statuut krijgt, is niet omdat de Belgische banken dat willen. Er zijn nu eenmaal een aantal wettelijke verplichtingen en die moeten zij strikt naleven. Eén daarvan is dat iemands hoofdverblijfplaats het statuut van zijn/haar rekening bepaalt. U hebt uw hoofdverblijfplaats in het buitenland en daarom moet u een buitenlandse rekening krijgen. (17 + 14 + 12 + 15 = 58 w.)

Weer een niveau hoger staat het tekstonderdeel alinea, een thematische eenheid van opeenvolgende zinnen. Nu hoort hier wel een belangrijke opmerking bij. Als we aan de voorbeelden van zinnen en de opeenvolging van zinnen als derde niveau de alinea toevoegen, kan dat de indruk wekken dat teksten als het ware van onderuit, vanuit het laagste niveau opgebouwd worden. Didactisch heeft dat wel eens aanleiding gegeven tot de verkeerde voorstelling dat leerlingen eerst zinnen moeten leren schrijven, die ze daarna met elkaar moeten leren verbinden, om daarna pas tot de samenstelling van alinea's over te gaan en die uiteindelijk tot teksten te leren verbinden. Tegen een dergelijke misvatting is een waarschuwing op haar plaats. Goed schrijfonderwijs moet zo worden aangepakt dat studenten en leerlingen, om het even wat het bereikte niveau

Rewriting: techniek en feedback - Hugo de Jonghe 1 211

is, situationeel goed ingebedde en zinvolle schrijfopdrachten krijgen, waarin ze teksten laten ontstaan. Remediërende en sturende ingrepen van een docent achteraf kunnen op alle mogelijke tekstniveaus betrekking hebben. Er is verder ook helemaal geen bezwaar tegen goed opgevatte training op elk van de mogelijke deelgebieden. Uit een classificatie van de verschillende tekstniveaus mag men geen verkeerde didactische gevolgtrekking maken. We moeten accepteren dat de teksten van leerlingen en studenten op alle niveaus tekorten kunnen vertonen, met inbegrip van de zeer perifere niveaus van spelling, interpunctie en lay-out.

3 Tekstniveaus: een tentatieve classificatie

Teksten vallen vanuit tal van verschillende standpunten te bekijken. Naar de inhoud stammen de tot nu toe gegeven voorbeelden uit de financiële sector (een bank); naar hun communicatieve functie, d.i. de bedoeling van opsteller en lezer, zijn ze zonder meer informatief te noemen (interne commerciële communicatie). In één geval (voorbeeld 3) gaf de herschrijving aanleiding tot een functieverschuiving, van informatief tot coactief. Wat die functie betreft, onderscheidt men vaak de vijf hoofdsoorten informatief, persuasief, coactief, emotief en diverterend. Die hoofdsoorten zijn dan weer in talloze ondersoorten te verdelen, die in de loop van de tijd vaak grote gedaanteveranderingen ondergaan, vaak zonder dat men zich daar rekenschap van geeft. Zo hebben de moderne tekstverwerkings- en telecommunicatiemiddelen op dit ogenblik een sterke invloed op het uitzicht van veel verschillende tekstsoorten. Bij redactiewerk en schrijfopleidingen is een precies begrip van de bedoelde tekstsoort van het grootste belang.

Haaks op inhoudelijke en functionele tekstindelingen staat de rij aspecten waaronder een tekst te bekijken valt. Aan de ene kant daarvan staan eerder al 'perifeer' genoemde aspecten als interpunctie, spelling en lay-out, die door de buitenwacht vaak ten onrechte als zeer essentieel ervaren worden en waarop maatschappelijk vaak zware sancties rusten. Aan de andere kant is zoiets als communicatieve efficiëntie te noemen. Ertussen rijen de tekstaspecten zich mogelijkerwijze als volgt aaneen:

Vaardigheid

communicatie genrebeheersing

tekstgeleding

zinnenconsecutie:

verbinding

verwijzing verwoording in een zin

Kennis

factoren schrijfomgeving tekstsoorten tekstkenmerken hoofdstuk

paragraaf

alinea

voegwoorden, bijwoorder voornaamwoorden enz. lexicon

212 1 Rewriting: techniek en feedback - Hugo de Jonghe

alternatieven

zinsafbakening   interpunctieregels leestekens

woordspelling   niet-variabele woorden morfologie variabele woorden

tekstverwerking   procedures

typografie   klavier, machine typografische regels lay-out

Een tentatieve lijst als deze kan een goede hulp zijn bij redactiewerk of bij het begeleiden van schrijfprocessen. Ze laat zien op welk niveau een ingreep plaatsheeft en kan onmisbaar zijn om bij het screenen van teksten geen niveaus onverlet te laten.

4 Screening en eerste feedback

Rewriting begint met het screenen van de tekst: het in kaart brengen van alle aspecten ervan die tot een rewritingingreep aanleiding geven. Bij redactiewerk moeten alle tekstaspecten in aanmerking komen en kan een niet voldoende tekst eventueel geweigerd of - vergezeld van dringende aanbevelingen - teruggestuurd worden. Bij schrijfopleidingen levert een screening de docent een betrouwbare basis voor de selectie van de tekstniveaus, c.q. van het tekstniveau, waarop hij of zij een ingreep didactisch mogelijk, wenselijk of nodig vindt.

Bij het screenen worden alle tekstniveaus nagetrokken, vanaf lay-out, spelling, interpunctie en lexicon via de tussenniveaus van zin, zinnenopeenvolging en alineastructuur, tot en met de tekststructuur in haar geheel en het aspect van het communicatieve functioneren van de tekst. Bij schrijfopleidingen verstrekte ik aan cursisten of studenten de op tekstverwerker samengestelde (vaak lange) lijsten met de screeninggegevens tot en met lexicon, morfologie en syntaxis: alle afwijkingen die bij het doorlezen van de teksten te constateren waren. Op de tekstblaadjes of de uitdraai van cursisten of studenten maakte ik geen aantekeningen. Na de bespreking van de lijst corrigeerde iedereen haar of zijn eigen tekst, althans wat de besproken niveaus betreft. Didactisch is het voordeel aanzienlijk: zo leren cursisten en studenten om aan de hand van dergelijke lijsten hun eigen teksten te screenen. Voor studenten Nederlands golden de lijsten zonder meer ook als examenmaterie. Voor personeel in een bedrijfsredactie zijn dergelijke lijsten voor raadpleging op de werkplek in een syllabus gebundeld (Teksten onder de loep, beperkt beschikbaar).

Wat de hogere tekstniveaus betreft, dringt zich didactisch een andere werkwijze op. Voorbeeldbewerkingen kunnen daarbij een belangrijke rol spelen. Of het nu gaat om studenten in het reguliere onderwijs of om bij te scholen volwassenen, veel verschil

Rewriting: techniek en feedback - Hugo de Jonghe 1 213

maakt dat niet. Het komt er dan alleen op aan de te bewerken voorbeeldtest zo te kiezen dat de groep er het meeste baat bij heeft. Dat kan als men de aandacht richt op schrijfproblemen die voor de meerderheid van de groepsleden aan de orde zijn. Vaak gaat het om de globale tekststructuur, om de oordeelkundige geleding van de tekst in paragrafen en alinea's, om eenheid van perspectief, om de volledigheid van de verstrekte informatie, om een tot lezen én begrijpen uitnodigende schrijftrant, maar ook om literatuurverwijzingen, noten, tabellen of grafieken, onderschriften, redundantie enz.

5 Screening en rewriting: een voorbeeld

We nemen het volgende voorbeeld uit een nascholingscursus voor schoolboekauteurs, in dit geval een tekstvoorstel voor een boek dat door biologieleraren wordt samengesteld.

5

1. (origineel, 86 woorden) (5, 5, 4, 4, 8, 15, 15, 8, 7, 11, 10; 11 zinnen, gemiddelde lengte 7.82)

Kleren maken de man

Planten worden gekweekt voor textielvezels. Linnen ontstaat uit bewerkte vlasvezels. Bewerkte hennepstengels leveren jute. Veel kledingstukken bevatten katoen. Zaadpluizen van de katoenplant worden gesponnen tot katoenvezels. Dit natuurprodukt neemt gemakkelijk het lichaamsvocht op en men verwerkt het katoen veelvuldig in onderkleding. In onze kledij zitten plantaardige vezels, gemengd met dierlijke (wol, zijde) of kunstvezels (acryl, nylon). Deze laatste zijn goedkoper bij produktie en onderhoud. Zij drukken de prijs van het kledingstuk. De samenstelling van het weefsel bepaalt de wasvoorschriften en het onderhoud.

In de tekst is een groot aantal gegevens opgenomen. Niet meer dan driemaal is er een expliciet verband tussen twee zinnen: dit natuurprodukt (5), deze laatste (7) en zij (8). De lezende leerling moet op grond van de begrepen betekenis zelf de overige verbanden leggen. Ondanks de zeer beperkte gemiddelde zinslengte (7.82 woorden) maakt dat het lezen zelfs voor ervaren lezers een karwei. Overigens verschuift de informatiefocus steeds weer: plantaardige vezels (vlas, hennep) - kledingstukken (katoen) -katoenvezels - onderkleding - vezels in onze kledij (plantaardig, dierlijk, synthetisch) - prijsvoordeel - wasvoorschriften en onderhoud - etiketten.

1. Screeninggegevens:

-   passief (worden gekweekt, worden gesponnen);

-   themawisselingen binnen één alinea: 1 tekstielvezels, (linnen-vlas, hennep-jute,

214 1 Rewriting: techniek en feedback - Hugo de Jonghe

katoen, voordelen van katoen), 2 vezels in onze kleding (plantaardig, dierlijk, kunstvezels), 3 voordeel van kunstvezels (prijsdrukking productie en onderhoud), 4 samenstelling en wasvoorschriften, etiketten);

•    weinig expliciet verband tussen de zinnen (alleen: dit natuurprodukt, deze laatste, zij);

invalshoek: leerstoffelijk (niet didactisch, niet van concrete ervaring uit);

•    titel staat vreemd boven de tekst;

onpersoonlijke stijl (behalve éénmaal 'onze kledij', éénmaal 'vind je').

(c) Opsplitsing

1 Planten worden gekweekt voor textielvezels. Linnen ontstaat uit bewerkte vlasvezels. Bewerkte hennepstengels leveren jute. Veel kledingstukken bevatten katoen. Zaadpluizen van de katoenplant worden gesponnen tot katoenvezels.

2   Dit natuurproduct neemt gemakkelijk het lichaamsvocht op en men verwerkt het katoen veelvuldig in onderkleding.

3 In onze kledij zitten plantaardige vezels, gemengd met dierlijke (wol, zijde) of kunstvezels (acryl, nylon). Deze laatste zijn goedkoper bij productie en onderhoud. Zij drukken de prijs van het kledingstuk.

4 De samenstelling van het weefsel bepaalt de wasvoorschriften en het onderhoud. Samenstelling en wasvoorschriften vind je op etiketten in het kledingstuk.

Uit de opsplitsing blijkt een dubbele invalshoek: die van de textielvezels tegenover die van de kleding met wat daar verder bij hoort, zoals samenstelling en wasvoorschriften. Hierin kan de voorkeur van vakdocenten en leerlingen verschillen: terwijl de eersten wellicht aan de soorten textielvezels de voorkeur geven (abstraherende vakkennis), kan de voorkeur van de leerlingen veeleer naar de samenstelling van hun eigen kledingstukken gaan (concrete ervaringsgegevens). Daar kunnen we rekening mee houden. Laten we de gegeven informatie daartoe anders structureren.

(d) Uitsplitsing en clustering

(+ sommige) Planten worden gekweekt voor textielvezels.

Linnen ontstaat uit bewerkte vlasvezels.

Bewerkte hennepstengels leveren jute.

Zaadpluizen van de katoenplant worden gesponnen tot katoenvezels.

In onze kledij zitten plantaardige vezels, gemengd met dierlijke (wol, zijde) of kunstvezels (acryl, nylon).

Deze laatste zijn goedkoper bij productie en onderhoud.

Zij drukken de prijs van het kledingstuk.

De samenstelling van het weefsel bepaalt de wasvoorschriften en het onderhoud. Samenstelling en wasvoorschriften vind je op etiketten in het kledingstuk.

Rewriting: techniek en feedback - Hugo de Jonghe 215

Veel kledingstukken bevatten katoen.

Dit natuurproduct neemt gemakkelijk het lichaamsvocht op

en men verwerkt (het) katoen (+ bijgevolg) veelvuldig in onderkleding.

(e) Thematische herindeling:

1   Kleding: samenstelling, wasvoorschriften + voorbeeld.

2   Uitleg voorbeeld: dierlijk vs. synthetisch, prijs- en wasvoordeel.

3   Vezels: kunstvezels, dierlijke en plantaardige (+ voorbeelden).

(f) Herschrijving (142 woorden, 13 zinnen, gemiddeld 10.92):

Kleren maken de man

Op moderne kledingstukken zit ergens een etiket met samenstelling en wasvoorschriften. Dat heb je zeker al gezien. Kijk maar: op een trui staat bijvoorbeeld: 55% wol en 45% procent acryl, machine 30°. Wat betekent dat?

In de eerste plaats: dat je trui uit twee soorten vezels gemaakt is, wol en acryl. Dat is een combinatie van dierlijke en synthetische vezels. Wol is duur, maar een kunstvezel als acryl is veel goedkoper te produceren. Dat maakt je trui een stuk goedkoper. En bovendien is ze daardoor ook gemakkelijker te wassen.

Behalve kunstvezels als acryl en nylon, en dierlijke vezels zoals wol en zijde zijn er ook plantaardige vezels. Echte natuurproducten dus. Voorbeelden daarvan zijn: linnen (vlasvezels), jute (hennepvezels) en katoen (gesponnen uit de zaadpluizen van de katoenplant). Veel onderkleding is van katoen gemaakt, omdat het zo gemakkelijk lichaamsvocht opneemt.

(g) Thematische opbouw herschreven tekst:

1   Etiket: samenstelling en wasvoorschrift. Voorbeeld.

2   Uitleg voorbeeld(etiket): dierlijke en synthetische vezels, voordeel van de laatste.

3   Soorten textielvezels: kunstvezels (acryl, nylon), dierlijke vezels (wol, zijde), plantaardige vezels (vlas, hennep, katoen), voordeel van katoen.

Door de verschuiving van leerstoffelijk' naar 'didactisch' is het aantal woorden van 86 tot 142 toegenomen. Eigenlijk is dat onvermijdelijk: de tekst is nu op een publiek van twaalf- á dertienjarigen afgestemd. Voor de auteurs was die standpuntwisseling het moeilijkst. Hun tekstvoorstel was een aaneengeschreven debiteren van leerstoffelijke elementen. Alles stond erin maar geen leerling kan zich daar ooit een helder en juist beeld van vormen. In één en dezelfde alinea word je zonder dat daar een aanvaardbare, logische ordening in te herkennen valt, van de ene topic naar de andere geleid. Uiteindelijk weet je niet wat je gelezen hebt.

216 1 Rewriting: techniek en feedback - Hugo de Jonghe

De stappen zijn duidelijk: een aandachtige screening leidt tot een aantal vaststellingen; daarna volgt een nieuwe clustering (thematische ordening) van de inhoudelijke gegevens; daarop volgt dan weer het feitelijke herschrijven. Uit latere gesprekken met de auteurs bleek dat ze na de opleiding (twee halve dagen, met onder meer tal van her-schrijfdemonstraties) anders naar hun teksten waren gaan kijken.

Centraal in het herschrijven staat het herclusteren van de inhoudelijke gegevens nadat die eenmaal uitgesplitst zijn. Met een tekstverwerker is dat gemakkelijk te doen: de bewerking kan op de ingelezen of ingetikte tekst gebeuren. Het verdient wel aanbeveling op een kopie te werken. Het komt erop aan dat van iedere zin precies wordt uitgemaakt welke informatie hij bevat en hoe die informatie met de overige zinnen te maken heeft. Men vormt samenhangende informatieclusters door samenhorende informatie-elementen samen te zetten. Daarna kan het herschrijven beginnen.

6 Problemen en valkuilen

Zowel bij redactionele als bij didactische toepassing van rewriting doet zich een aantal moeilijkheden voor. Die hebben te maken met de complexiteit van het schrijven zelf, de tekstsoorten en het gradatieprobleem bij schrijftraining.

Schrijven is een complexe bezigheid. Op elk van de tekstaspecten kan bijsturing nodig zijn. Teksten worden soms in zo lamentabele toestand voorgelegd dat rewriting praktisch op compleet herbeginnen neer lijkt te komen. In dat geval is er én bij redactiewerk én bij training maar één afdoende remedie: stuur de tekst terug, met een duidelijke instructie, zeker wat alle perifere aspecten betreft.

De tweede moeilijkheid betreft de tekstsoorten. We weten dat die met de tijd mee-evolueren, zodat hun uitzicht vaak geleidelijk door andere, vaak nergens geëxpliciteerde regels bepaald wordt. Nog onlangs deed een dergelijke moeilijkheid zich in mijn directe omgeving voor toen auteurs van een informatieve, sterk wetenschappelijke publicatie onbekend leken te zijn met de Angelsaksisch georiënteerde wijze om hun tekst van notenapparaat, literatuurverwijzingen en literatuurlijst te voorzien. Ze klampten zich hardnekkig vast aan een star Frans-Belgisch systeem dat ze in hun studiejaren hadden leren kennen. Ook wezen ze een eindredactie van de hand, met het gevolg dat de artikelen in veel verschillende tekstaspecten grote verschillen te zien gaven.

Over structuur en uitzicht van moderne zakelijke tekstsoorten is overigens vaak weinig kennis toegankelijk. Uitzonderingen zijn zakenbrieven, reclameteksten en -blijkens de vele publicaties die daaraan gewijd zijn - ook de teksten die ik onder de naam wetenschappelijke scriptie' wil samenvatten. Verder zijn er uiteraard ook de erg stereotiepe tekstsoorten die we in de wereld van wetgevers, juristen en notarissen aantreffen. Maar dat is een ander verhaal.

Rewriting: techniek en feedback - Hugo de Jonghe 217

Een en ander heeft tot gevolg dat training vaak niet veel verder gaat dan het niveau van algemene tekstindeling en alineastructuur. Hoe verder men zich van de perifere aspecten verwijdert, hoe algemener en hoe vager de aangereikte kennis meestal ook wordt. Meer dan een aanbeveling om de tekst een duidelijke driedeling te geven met inleiding, midden en slot is vaak niet te vinden, een stelregel uit de oude retorica die - stricto sensu - alleen voor persuasieve teksten bedoeld is. Voor veel informatieve teksten, zoals verslagen, recepten en recencies, is er niets mee aan te vangen.

Bij didactische toepassing is er ten slotte ook nog het probleem van de gradatie. Vooral met leerlingen in de bovenbouw en met studenten in het hoger onderwijs kan men ervaren dat in hun opleiding essentiële stappen ontbroken hebben. Het schrijven van een behoorlijke scriptie wordt dan een bijna onmogelijke opdracht. Docenten hebben dan het gevoel dat ze alles ineens moeten aanpakken. Dat moet evenwel ten stelligste afgeraden worden. Wat de perifere tekstaspecten betreft, is er maar één goed middel: er wordt geoefend op de in gebreke blijvende deelaspecten (spelling b.v.) en de teksten gaan voor correctie terug naar de plegers ervan. Van rewriting is alleen heil te verwachten vanaf het niveau van de zin, en liever nog van de zinnenconsecutie zoals die zich binnen alineaverband voordoet.

Studenten die zich met het opstellen van een ruimere scriptie moesten meten, nodigde ik ertoe uit om op gezette tijden tekstgedeelten voor te leggen. Daaruit koos ik voor rewriting delen die voor de groep in zijn geheel didactisch voordeel konden opleveren. Vaak deed zich dan een lectuurprobleem voor: de studenten hadden het moeilijk om de gepresenteerde tekstgedeelten te lezen. Dat wijst erop hoe noodzakelijk het is om schrijftraining hand in hand te laten gaan met training in het lezen van informatieve teksten. In veel gevallen waren goede resultaten te bereiken met recursief, d.i. achterstevoren lezen van goed geschreven teksten.

Een laatste moeilijkheid - maar dat hebt u zeker al vermoed - is dat rewriting niet alleen moeilijk maar ook bijzonder tijdrovend kan zijn, en bijgevolg ook erg ondergewaardeerd wordt. Expertise erin is uiteindelijk alleen door volgehouden praxis te verwerven.

218 1 Rewriting: techniek en feedback - Hugo de Jonghe

KORT EN KERNACHTIG RAPPORTEREN = REDUCEREN TOT ÉÉN A4'TJE

Femke Simonis

"Het rapport is rooskleurig genoeg, maar kan het niet op één A4'tje?" Een vraag van een baas met weinig tijd. Kunt u "ja" antwoorden op die vraag? In de praktijk krijgt u een rapport natuurlijk niet samengeperst op één pagina, maar wel de essentie ervan. Vraagt u zich dus in de eerste plaats af wat het doel is van het rapport, met andere woorden wat u ermee wilt bereiken: een advies geven, een oplossing bieden voor een probleem, een beleid (bij)sturen, een conclusie formuleren bij een onderzoek, een overzicht geven van de verkoopcijfers...

Aan veel rapporteurs wordt een advies gevraagd. Daarom bespreek ik hieronder vooral die rapportsoort: de adviesnota.

De adviesnota, in de vakliteratuur ook wel adviesnotitie genoemd, bevat een kort advies met (meestal) langere bijlagen om de nota te kunnen interpreteren. Daarom moeten de bijlagen duidelijke en overzichtelijk gepresenteerde informatie bevatten, waarnaar u in de nota verwijst. Voordat u aan het rapport begint, stelt u zich een aantal vragen, de zgn. vijf W's en twee H's.

Voorbereiding met de vijf W's en de twee H's

Het gaat hier om de vragen WIE (voor wie is de nota bestemd, wie is de opdrachtgever, wie zijn de te ondervragen personen, enz.), WAT (aanleiding tot en onderwerp van de nota), WAAROM (doel en nut van de nota), WAAR (plaats van handeling, uitvoering, onderzoek...), WANNEER (inleverdatum, te bestuderen periode...), HOE (onderzoeksmethode, opbouw rapport...), HOEVEEL (te ondervragen personen, aantal exemplaren, kosten...). Daarbij is de formulering van het doel het belangrijkst om te komen tot de essentie op één of zelfs een halve pagina.

Het doel van een adviesnota

• Antwoord geven op een verzoek om advies over een probleem, over een onderzoek dat is verricht, over een toestand die moet veranderen, over een aanvraag, e.d.

• Na bestudering van het verzoek: een antwoord motiveren en staven met argumenten (feiten en cijfermateriaal in de bijlagen moeten het advies ondersteunen)

Pas als het doel vaststaat, kunt u aan de nota zelf beginnen en aandacht besteden aan inhoud en structuur. Is het doel onduidelijk, dan is verder overleg nodig met de opdrachtgever, net zolang tot het doel duidelijk geformuleerd is.

Kort en kernachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje - Femke Simonis 219