Kort en krachtig rapporteren = reduceren tot één A4’tje

De structuur en de onderdelen

1. Voorblad met praktische gegevens en de essentie van het advies.

2. De nota zelf: inleiding/situering, middenstuk en conclusie.

3. Bijlagen.

1 Het voorblad

Dit blad bevat op de bovenste helft de volgende informatie: adressering, datum, afzender (met auteur en contactgegevens), onderwerp van de nota (= kernachtige titel die de inhoud duidelijk weergeeft), bijlagen (aantal + vermelding van het type bijlage).

Eventuele bijkomende informatie, afhankelijk van het doel van de adviesnota:

•  De doelgroep, als er een groep personen om het advies heeft gevraagd

•  Het doel van de nota: ter informatie, bespreking of beslissing

De verspreiding: personen die een exemplaar van de nota moeten ontvangen Kopie aan: personen die niet tot de doelgroep behoren, maar ook geïnformeerd moeten worden over de inhoud van de nota.

Opmerking

Lang niet alle adviesnota's bevatten een titelblad. Sommige worden gewoon op het briefpapier van de organisatie geschreven en lijken qua structuur dus helemaal op een brief, met briefhoofd, adressering, datum, onderwerp, tekst nota, slotformule en ondertekening.

Het verschil met een echte brief is, dat de aanspreking en ook vaak de slotformule ontbreken en dat de tekst zelf puntsgewijs en decimaal is ingedeeld.

2 De tekst van de adviesnota

Om de lezer snel te informeren staat het advies kort samengevat bovenaan, liefst in een duidelijk kadertje, met het advies in vetdruk. Nog duidelijker komt het advies tot uiting, als u het op de onderste helft van het voorblad zet (zie voorbeeld Industrie: bijlage 2). En als doorleesstimulus kunt u in de samenvatting verwijzen naar de plaats waar de lezer meer gedetailleerde informatie in het rapport kan vinden (zie voorbeeld hieronder). De volgorde van de tekstonderdelen is dan ook:

a. Samenvatting en het uitgebrachte advies. Een voorbeeld:

Advies

Het blijkt op dit moment niet raadzaam voor Briggs om als nieuwe bevoorrader van trichloorethyleen de markt te betreden.

De redenen hiervoor zijn:

1 Het binnenlands verbruik zal in de komende vijfjaar de verwerkingscapaciteit van de huidige installaties niet overstijgen (zie p. 3)

2 Recente prijsverlagingen bij alle binnenlandse producenten van trichloorethyleen hebben een erg lage winstmarge tot gevolg (zie p. 5).

220 Kort en kernachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje - Femke Simonis

b. Situering van het verzoek.

Dit onderdeel kunt u beschouwen als de inleiding tot de adviesnota zelf. U schetst de opdracht en/of aanleiding tot het verzoek, het onderwerp en het doel van de adviesnota en de gevolgde methode of werkwijze om aan het verzoek te voldoen. Eventueel kunt u ook andere punten opnemen die gebruikelijk zijn in een inleiding:

- de afbakening van de nota: waarom behandelt u bepaalde elementen wel en andere niet,

- noodzakelijke voorinformatie over het thema als u denkt dat dit minder bekend is bij de lezer,

- een overzicht van de opbouw en de inhoud van het verslag.

De inleiding moet een antwoord geven op de vragen: wat (aanleiding/opdracht en onderwerp), waarom (doel en nut) en hoe (methode en/of overzicht opbouw/inhoud) .

Voorbeeld van een inleiding:

(wat: aanleiding en onderwerp)

De succesvolle producten van General Biscuits Belgium (GBB) worden geïmiteerd. De imitatieproducten, die meestal goedkoper zijn, vormen een bedreiging voor de eigen producten. Daarom hebben we in een onderzoek ons koekje Prince vergeleken met een kwalitatief zeer goed koekje van de concurrentie: Youpia van Baartmans.

(waarom: doel)

Het doel van het onderzoek is tweeledig:

1 De merkinvloed van Prince tijdens een smaaktest onderzoeken.

2 De concurrentiewaarde van Youpia nagaan.

(hoe: gevolgde methode)

Het onderzoek is gebaseerd op twee smaaktests:

een blinde test waarbij de proefpersonen de merken van de koekjes niet te zien krijgen,

een merktest waarbij de proefpersonen (andere dan voor de blinde test) wel weten van welk merk zij een koekje proeven.

(hoe: overzicht van opbouw en inhoud, zeker weg te laten in een korte nota)

In dit rapport vindt u eerst de resultaten van de blinde tests en van de merktests, volgens geslacht en leeftijd van de proefpersonen. Vervolgens krijgt u een motivering van de keuze en een beoordeling van het verschil tussen Prince en Youpia. Ten slotte geven we u het totaalresultaat van de twee smaaktests in een algemene conclusie, gevolgd door enkele aanbevelingen.

c. Het middenstuk geeft een uiteenzetting van de gevolgde werkwijze.

U vermeldt de criteria en de argumenten of resultaten waarop u uw advies zult baseren. De argumenten kunt u staven met concrete feiten en cijfers, soms in de vorm

Kort en kernachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje - Femke Simonis 1 221

van een overzichtelijke tabel. Als de bewijzen en het feiten- en cijfermateriaal te omvangrijk worden voor de nota, kunt u vanuit het middenstuk naar de bijlagen verwijzen.

d. In de conclusie doet u uitspraken over de feiten en/of resultaten uit het middenstuk. Daarna herhaalt u uw advies en schetst u eventueel de gevolgen ervan als het advies wordt aanvaard.

Voorbeeld van een conclusie:

Uit de resultaten van de twee smaaktests kunnen we de volgende conclusies trekken:

1 Prince scoort opmerkelijk beter in de merktests dan in de blinde tests. Daaruit kunnen we afleiden dat de merkbekendheid van een product de smaakbeoordeling van de consument wel degelijk beïnvloedt.

2 In de blinde tests, waar de beoordeling objectiever is, behaalt Youpia vrij goede resultaten. Als Baartmans intensieve reclamecampagnes zou gaan voeren om de merkbekendheid van Youpia te stimuleren, zou hij een gevaarlijke concurrent voor GBB kunnen worden.

Voorbeeld van een advies: Wij adviseren GBB om:

1   Prince publicitair te blijven ondersteunen.

2   Permanent te vernieuwen en te verbeteren, zodat de concurrentie niet de kans krijgt om GBB in te halen.

3 De bijlagen

De bijlagen zijn een belangrijk instrument om het advies te kunnen interpreteren. De bijlagen geven de lezer ook de nodige achtergrondinformatie bij het advies. Als er meer bijlagen zijn, nummert u ze en u geeft ze een titel. Op het voorblad vermeldt u het aantal bijlagen en geeft u aan om welke bijlagen het gaat. Vanuit het middenstuk verwijst u naar de bijlagen.

Als u cijfermateriaal in de bijlagen opneemt, volgt u de regels voor de presentatie ervan:

•  u presenteert het cijfermateriaal duidelijk en overzichtelijk;

u verwijst ernaar vanuit de tekst van de nota;

•  bij tabellen, grafieken e.d. zorgt u voor een bijschrift of een korte regel tekst die de illustratie toelicht, bijvoorbeeld:

Figuur 1. Personeelsevolutie in 2001

weinig cijfers neemt u in de adviesnota zelf op, in een opsomming;

een grote hoeveelheid cijfermateriaal verwerkt u in tabellen, grafieken of schema's in de bijlagen.

De meest voorkomende grafieken zijn: cirkels (taartdiagrammen), (horizontale) staven, (verticale) kolommen en lijnen. Vergelijkende tabellen kunnen een geschetste evolutie duidelijk visualiseren, bijvoorbeeld kwartaalcijfers in het afgelopen jaar.

222 1 Kort en kernachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje - Femke Simonis

Als bijlage vindt u een voorbeeld van een adviesnota met een herschrijving, volgens de aanbevolen indeling.

Femke Simonis

docente zakelijke communicatie departement Toegepaste taalkunde Erasmushogeschool-Brussel

Bijlage 1: oorspronkelijke adviesnota

Adviesnota over

de positie van het blad Industrie

Onze samenleving evolueert steeds verder in de richting van een informatiemaatschappij. De media spelen daarbij een cruciale rol. De gedrukte informatiebrengers vormen een belangrijk onderdeel van die media: kranten, tijdschriften, allerhande brochures,... Vanzelfsprekend kunnen wij niet alles lezen en moeten wij een keuze maken uit het enorme aanbod. Voor de samenstellers/uitgevers van die publicaties is het dus van het grootste belang dat hun blad geselecteerd wordt uit het hele pakket dat op de markt aanwezig is. Daarom is het voor hen interessant om te weten hoe hun "product" gepercipieerd wordt door die markt. Als zij de wensen van de "consument" kennen, kunnen zij daar op inspelen. Dat is ook zo voor de technische vakbladen.

Wat is de positie van het blad Industrie op de markt van de technische vakbladen? Dat was eigenlijk de kernvraag waar heel onze studie om draaide. Voor de uitgever van Industrie, Roularta nv, is het immers interessant om te weten hoe de markt staat tegenover het blad, wie het leest en welke formules het best aanslaan bij het publiek. Roularta wilde twee dingen weten: wat vindt de bedrijfswereld als lezer van het blad Industrie enerzijds en wat vindt de bedrijfswereld als adverteerder van het blad anderzijds.

Om het aspect lezer te onderzoeken, was de volgens ons de meest geschikte aanpak een telefonische enquête in de bedrijfswereld. Om die enquête te kunnen uitvoeren, stelden we een vragenlijst op. Die bestond eigenlijk uit twee delen, want wij wilden immers van de gelegenheid gebruik maken om de diverse bedrijven ook te vragen hoe zij tegenover Industrie staan als adverteermedium. Zo bevatte de vragenlijst een blok lezersvragen en een blok adverteerdersvragen. Het aspect lezer diepten wij daarna nog wat verder uit met een vraaggesprek op de FTI-vakbeurs.

Het aspect adverteerder onderzochten wij dus voor een stuk via de telefonische enquête. Daaruit bleek dat bepaalde sectoren eerder geneigd zijn om in Industrie te adverteren dan andere. Dat gegeven hadden wij ook al vastgesteld in de klantenlisting. Voordat wij aan de telefonische enquête begonnen, hadden wij immers een list-

Kort en kernachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje - Femke Simonis 223

ing opgemaakt van de adverteerders in Industrie tijdens de jaargang 1999, dit om een beeld te hebben van wie in Industrie adverteert. In die listing noteerden wij om welk bedrijf het ging, welk reclamebudget aan Industrie werd besteed en in welke sector het bedrijf in kwestie actief is. Op die manier konden wij gemakkelijk vaststellen welke sectoren Industrie aantrekkelijk vinden als adverteermedium en welke sectoren niet zo happig zijn om in Industrie te adverteren.

Welke gegevens kwamen er nu concreet uit de bus?

Wat het aspect lezer betreft, stelden wij vast dat Industrie in een groot aantal bedrijven wordt gelezen. Die bedrijven haalden de pluspunten van Industrie en de minder goede kanten van het blad aan. Globaal gezien kunnen wij stellen dat de bedrijfswereld tevreden tot zeer tevreden is over Industrie en het blad best apprecieert. Het enige element dat sommige bedrijven in de opzet van Industrie een beetje stoort, is de algemene kijk van het blad. Die opmerking hadden wij al verwacht. Als algemeen vakblad biedt Industrie immers een beeld van een heel brede waaier aan industriële activiteiten. Een aantal bedrijven ziet liever meer gespecialiseerde artikels. Toch waren de contactpersonen doorgaans vol lof over het niveau van de artikels in Industrie. Geen vuiltje aan de lucht dus.

Toen wij het aspect adverteerder onder de loep namen, botsten wij weer op het feit dat een aantal bedrijven Industrie te algemeen georiënteerd vindt. Omdat er heel wat specifieke bladen op de markt zijn, adverteren zij liever in die publicaties. Die zouden het immers mogelijk maken om veel gerichter te adverteren. Dat argument kan echter gemakkelijk worden ontkracht. Industrie biedt de bedrijfswereld immers ook de mogelijkheid om gericht te adverteren in zijn speciale dossiers. Eigenlijk vormen die speciale dossiers een soort van specifiek vakblad binnen het algemene vakblad Industrie. Toen wij het hadden over die dossiers, gaven de contactpersonen inderdaad grif toe dat zij adverteren in een bijzonder dossier heel wat beter zagen zitten. Het probleem daarbij is echter dat heel wat bedrijven die geïnteresseerd zijn om in een bepaald dossier te adverteren, niet tijdig op de hoogte gebracht kunnen worden van de publicatie ervan. In sommige bedrijven zei men dat ronduit jammer te vinden. Een nog betere promotie van de dossiers vormt dan ook ons centrale marketingvoorstel. Misschien kan ook worden overwogen of niet meer dan één dossier per nummer kan worden ingelast. Volgens ons kan het ook zeer lonend zijn om nog meer bedrijven te contacteren voor een bepaald dossier dan nu al het geval is. Daarbij is het volgens ons niet altijd voldoende om een mailing te sturen. Die wordt immers maar al te vaak gelezen en interessant gevonden, maar opzij gelegd en vergeten. Een meer doorgedreven telefonische opvolging zou dit probleem kunnen verhelpen. Hiervoor zou volgens ons de nodige tijd moeten worden uitgetrokken.

Wij hebben geprobeerd de opdracht van Roularta zo goed en correct mogelijk uit te voeren. De analyse van de gegevens uit de klantenlisting en de reacties die wij kregen uit de bedrijfswereld, vormen de basis van het beeld dat wij van Industrie hebben proberen te schetsen. Ook onze marketingvoorstellen zijn gebaseerd op wat er leeft in de bedrijfswereld. Wij hopen dan ook dat Roularta nv van onze gegevens gebruik zal

224 1 Kort en kernachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje - Femke Simonis

kunnen maken om Industrie nog verder uit te bouwen.

Bijlage 2: herschrijving

Adviesnota Industrie

(voorblad)

Op het voorblad komen in de bovenste helft de gebruikelijke gegevens voor een adviesnota, dus: opdrachtgever en geadresseerde, plaats en datum, auteur(s) met contactgegevens, titel en bijlagen.

(Titel)

De positie van Industrie op de markt van de technische vakbladen
advies aan de directie van Roularta nv

Bijlagen:   1 vragenlijst telefonische enquête: blok lezers- en blok
adverteerdersvragen

2 vragenlijst FTI-vakbeurs

3 klantenlisting 1999

Hoewel lezers en adverteerders tevreden tot zeer tevreden zijn over Industrie, vinden zij het vakblad te algemeen van opzet.

Daarom adviseren wij Roularta om de speciale dossiers nog beter te promoten door:

1   meer dan één speciaal dossier per nummer op te nemen,

2   meer bedrijven een mailing te sturen voor een bepaald dossier,

3   deze mailing systematisch te laten volgen door telefonisch contact.

(tekst eigenlijke nota)

1 Situering

In opdracht van de uitgeverij Roularta nv hebben wij onderzocht hoe de bedrijfswereld staat tegenover het technische vakblad Industrie. Wie leest het en welke formules slaan het best aan?

We hebben in ons onderzoek, dat bestond uit een telefonische enquête, een onderscheid gemaakt tussen lezers en adverteerders.

2 Methode

Voor de telefonische enquête hebben we een vragenlijst (zie bijlage 1) opgesteld met een blok lezersvragen en een blok adverteerdersvragen.

2.1 Het aspect lezer

Het blok lezersvragen hebben we aangevuld met een vraaggesprek op de FTI-vakbeurs

Kort en kernachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje - Femke Simonis 225

(vragenlijst: zie bijlage 2).

2.2 Het aspect adverteerder

Naast het blok adverteerdersvragen hebben we een klantenlisting uit 1999 (zie bijlage 3) gebruikt, waarin we het soort bedrijf, de bedrijfssector en het reclamebudget voor Industrie hadden genoteerd. Met beide konden we nagaan welke sectoren wel en welke sectoren niet in Industrie adverteren.

3 Resultaten

3.1 Het aspect lezer

Industrie wordt in veel bedrijven gelezen. De meeste lezers zijn tevreden tot zeer tevreden over de kwaliteit van de gepubliceerde artikels. Toch vinden sommigen de keuze te ruim en lezen ze liever meer gespecialiseerde artikels.

3.2 Het aspect adverteerder

De adverteerders vinden Industrie te algemeen georiënteerd. Zij plaatsen hun advertenties liever in gespecialiseerde vakbladen. De meesten blijken wel bereid om in de speciale dossiers van Industrie te adverteren, maar zij klagen erover dat ze niet tijdig op de hoogte zijn van de publicatie ervan.

4 Conclusie

Hoewel de meeste lezers vol lof zijn over de kwaliteit van Industrie en slechts een minderheid meer gespecialiseerde artikels wenst, geven de adverteerders de voorkeur aan publicatie in gespecialiseerde vakbladen. Wij moeten ze daarom beter en ook tijdig genoeg op de hoogte brengen van onze speciale dossiers.

5 Advies

Wij adviseren de directie van Roularta nv om de speciale dossiers nog beter te promoten. Wij zien daarin drie actiepunten:

1   meer dan één speciaal dossier per nummer opnemen,

2   meer bedrijven tijdig een mailing sturen voor een bepaald dossier,

3   deze mailing systematisch opvolgen met telefonisch contact.

Als de directie van Roularta nv ons advies volgt, zal ze de positie van Industrie op de markt van de technische vakbladen zeker kunnen verstevigen.

226 1 Kort en kernachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje - Femke Simonis

"WRITING ACROSS THE CURRICULUM": LEREN DOOR MIDDEL VAN SCHRIJVEN

Rob van der Peet

"It's more difficult to convince teachers that writing is a learning process than it is to convince them that talk is, because so often teachers use writing as a way of testing. They use it to find out what students already know, rather than as a way of encouraging them to find out. The process of making the material their own - the process of writing - is demonstrably a process of learning." Games Britton)

"Studenten kunnen niet schrijven. Dat hebben ze nooit geleerd en ze zullen het nooit leren ook." Deze klacht klinkt u waarschijnlijk heel bekend in de oren, maar hebt u zich al eens afgevraagd hoe veel schrijfwerk er van studenten tijdens hun opleiding wordt gevraagd? Vaak blijft dit beperkt tot een enkel werkstukje of een stageverslag en, als klap op de vuurpijl, een scriptie of een projectverslag bij het afstuderen. In dit artikel wordt een lans gebroken voor meer schrijfactiviteiten in het onderwijs, niet alleen om studenten te leren schrijven maar ook en vooral om hen schrijvend te laten leren. In een vervolgartikel zullen enkele praktische toepassingen en werkvormen de revue passeren.

1 Inleiding

Laat mij eerst een wijd verbreid misverstand uit de wereld helpen. Studenten kunnen wel schrijven. Op de basisschool en de middelbare school hebben ze geleerd hoe ze een pen moeten vasthouden en wanneer ze bijvoorbeeld d of dt moeten schrijven. Docenten in het hoger onderwijs hoeven dus niets meer aan grammatica en spelling te doen. Hiermee wil niet gezegd zijn dat studenten foutloos schrijven. Integendeel. Veel van hun teksten staan bol van de taalfouten. Hierbij moet u echter het volgende bedenken:

• Wanneer een docent alleen op taalfouten let, vindt hij ook niets anders dan taalfouten. Wanneer hij meer op de inhoud dan op taalfouten let, blijkt het aantal taalfouten meestal reuze mee te vallen (Williams,1981).

• Veel taalfouten zijn een gevolg van onzorgvuldig redigeren, want wanneer studenten hun teksten hardop moeten voorlezen, corrigeren ze onbewust veel van hun taalfouten (Haswell, 1983).

• Vaak zijn taalfouten terug te voeren op het telkens verkeerd toepassen van een enkele regel of op het dialect of de tweetaligheid van de student (Shaughnessy, 1977).

• Naarmate het onderwerp moeilijker is, maken studenten meer taalfouten (Schwalm, 1985).

"Writing Across the Curriculum" leren door middel van schrijven - Rob van der Peet 1 227